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Enercoach est un outil numérique de comptabilité énergétique destiné aux organismes publics luxembourgeois, y inclus les communes. Il permet de saisir, d’illustrer et d’analyser les données énergétiques et environnementales relatives à la consommation d’énergie et d’eau, ainsi que les émissions en CO2 des bâtiments fonctionnels et équipements communaux.
La plateforme, gratuitement mise à la disposition des organismes publics, est exploitée par Klima-Agence, constituée sous forme de groupement d’intérêt économique, établie et ayant son siège social au 2, Circuit de la Foire Internationale, L-1347 Luxembourg (ci-après « Klima-Agence » ou « nous »).
La présente notice de vie privée a pour objet d’informer les utilisateurs d’Enercoach de la manière dont leurs données à caractère personnel (ci-après « DCP ») sont collectées, traitées et protégées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») et à la législation luxembourgeoise applicable.
Klima-Agence G.I.E. est responsable de traitement de vos DCP. Dans ce contexte, Klima-Agence a désigné un délégué à la protection des données.
Vous trouverez ci-dessous les coordonnées de contact respectives :
Responsable de traitement
Klima-Agence G.I.E.
2, Circuit de la Foire Internationale
L-1347 Luxembourg
Tél. : 20 22 52 20
E-mail: administration@klima-agence.lu
Délégué à la protection des données
DPO (Data Protection Officer)
Klima-Agence G.I.E
2, Circuit de la Foire Internationale
L-1347 Luxembourg
Tél. : 20 22 52 20
E-mail: dpo@klima-agence.lu
La présente notice décrit comment Klima-Agence collecte et traite les DCP dans le cadre d’Enercoach, outil mis à disposition des organismes publics luxembourgeois. Les DCP collectées sont strictement limitées aux données d’identification nécessaires au fonctionnement d’Enercoach
Les DCP collectées sont les suivantes :
L’ensemble des DCP traitées se limitent à celles que vous donnez, qui sont publiquement accessibles sur le site web de votre organisation ou d’une organisation liée à la vôtre ou qui nous parviennent à travers un intermédiaire que vous avez autorisé à transmettre les DCP.
Les autres informations saisies dans Enercoach (données énergétiques, consommations, factures, documents, etc.) ne relèvent pas de la présente notice de vie privée. Elles sont régies par les engagements de confidentialité et d’usage figurant dans les conditions générales d’utilisation de Enercoach.
Klima-Agence utilise vos DCP dans le cadre de l’Enercoach ainsi que de la gestion globale des activités, à savoir :
Les bases légales suivantes ont été retenues :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et gérer un compte utilisateur, garantir l’identification et l’authentification du compte utilisateur ainsi que sa sécurité, afin de fournir l’accès à Enercoach | Exécution d’un contrat |
| Gérer les informations, le support, l’assistance et les formations à l’exécution de la prestation d’Enercoach | Exécution d’un contrat |
| Exécuter la mission publique de Klima-Agence | Mission d’intérêt public |
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour satisfaire à nos obligations légales.
A l'issue de ces délais, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
Certains prestataires informatiques disposent d’un accès technique à vos DCP dans le cadre de l’hébergement, de leurs travaux de maintenance et du développement d’Enercoach. En fonction du lieu de sauvegarde de la base de données ou des documents électroniques contenant vos DCP, divers prestataires sont en charge et d’autres mesures de sécurité appropriées ont été mises en place.
Suivant la législation en vigueur, nos sous-traitants sont tenus de respecter les mêmes règles de conduite en matière de confidentialité et de protection de données que celles qui s’appliquent à Klima-Agence.
Certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers la Suisse. Ce transfert est encadré par la décision d'adéquation de la Commission européenne reconnaissant à la Suisse un niveau de protection des données équivalent à celui de l'Union européenne.
La liste exhaustive des prestataires techniques est la suivante :
| Prestataire | Fonction | Localisation |
|---|---|---|
| Datacenter Luxembourg | Hébergement | Luxembourg |
| Empirys | Gestion et maintenance de l’infrastructure d’hébergement | Luxembourg |
| ennovatis Schweiz AG | Gestion applicative | Suisse |
| IngSoft GmbH | Développement et maintenance applicative | Allemagne |
Klima-Agence se réserve le droit de modifier cette liste. Tout changement de sous-traitant fera l’objet d’une information préalable aux personnes concernées dans un délai de 30 jours.
Klima-Agence prend toutes les précautions raisonnables pour conserver vos DCP de manière sécurisée et nous exigeons de tout sous-traitant qui manipule ou traite vos DCP pour nous qu’il agisse de la sorte (art. 32 RGPD).
Ces mesures de sécurité comprennent notamment le chiffrement des données en transit et au repos, la pseudonymisation le cas échéant, un contrôle des accès fondé sur les rôles et limité aux seuls collaborateurs dont les fonctions le justifient, des sauvegardes automatiques quotidiennes on-site et off-site, ainsi que des tests de sécurité réguliers.
Si Klima-Agence collabore avec d’autres entreprises, le choix de ces sous-traitants ne sera réalisé qu’après un processus de sélection qui couvre également les compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Un contrat de prestation prévoyant un traitement de vos DCP ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences en matière de protection des données identifiées. Préalablement à tout accès aux DCP, un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 RGPD est systématiquement signé avec chaque sous-traitant.
L’accès à vos DCP est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive, et il n’est autorisé que pour les employés qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.
Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations sur la façon dont nous traitons vos DCP, vous pouvez contacter directement le responsable du traitement ou le délégué à la protection des données, dont vous trouvez les coordonnées de contact plus haut.
Vous trouverez ci-dessous les droits dont vous disposez, variables selon la finalité et la base légale du traitement concerné:
Nous répondons à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si nous recevons un nombre élevé de demandes. Nous vous informerons alors de cette prolongation.
Si vous estimez que vos DCP n’ont pas été traitées conformément à la loi, vous avez le droit de contacter la CNPD ( www.cnpd.lu ou databreach@cnpd.lu) et de déposer une plainte auprès d’elle. Nous vous encourageons cependant de nous contacter sur le problème avant, afin de clarifier la situation.
Enercoach utilise des cookies clients, des petits fichiers texte permettant d’analyser les informations relatives à la navigation de l’utilisateur (fréquences des visites, durée des visites, pages consultées, préférences linguistiques, etc.). Ils sont déposés par Enercoach dans un répertoire prévu à cet effet sur l’ordinateur de l’utilisateur. Ils contiennent notamment le nom du serveur qui l’a écrit, un identifiant sous forme de numéro unique et une date d’expiration. L’identifiant unique permet à Enercoach de reconnaître l’ordinateur de l’utilisateur à chaque visite. Les cookies de session sont supprimés de l’ordinateur de l’utilisateur lorsque sa session est fermée. Toutefois les cookies persistants restent sur l’ordinateur de l’utilisateur pendant une durée maximale d’un mois après la fin de la session.
L’utilisateur peut lui-même décider si le serveur web Enercoach est autorisé ou non à mémoriser des cookies sur son ordinateur. Il a, à tout moment, le choix de régler les options de son navigateur afin que les cookies ne soient acceptés et mémorisés. Par ailleurs, il peut, à tout moment, effacer, via le navigateur, des cookies déjà mémorisés.
L’utilisation de certaines fonctionnalités de l’application web Enercoach peut être limitée ou désactivée si l’utilisateur refuse les cookies du site. Il est dès lors recommandé à l’utilisateur de régler son navigateur de manière que les cookies du site Enercoach soient acceptés.
Enercoach journalise les événements techniques et opérationnels nécessaires à la sécurité, à l'intégrité et au diagnostic technique de la plateforme (authentification, accès, événements de sécurité liés à la gestion des comptes).
A ce titre, les données suivantes sont conservées lors de la visite du site web : nom, prénom, nom d’utilisateur, date et heure de la première et de la dernière connexion. La date de première connexion est conservée sans limite de durée tant que le compte reste actif. Elle constitue un élément de preuve technique de l'activation du compte et de l'acceptation des CGU par l'Utilisateur.
Sa conservation répond à un impératif de sécurité juridique : en cas de contestation ou de litige portant sur l'existence ou la date du contrat, cette donnée permet d'établir la matérialité de la création et de l'activation du Compte. La date de dernière connexion est conservée à des fins de sécurité opérationnelle, à savoir la détection des comptes inactifs ou compromis, gestion des accès, et prévention des usages non autorisés.
En cas d’incident majeur affectant l’intégrité ou la disponibilité des DCP, Klima Agence informe les personnes concernées et la CNPD conformément aux obligations légales, notamment dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, en précisant la nature de l’incident, les catégories de données affectées, les conséquences probables et les mesures correctives prises.
Nous pouvons modifier ces règles de conduite sur le respect des données personnelles et confidentielles en publiant une version mise à jour de la présente notice. Nous vous informerons de tout changement important au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par email ou par notification sur la plateforme.
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